El día que decides trabajar por tu cuenta

Hay un momento en la vida de muchas personas en el que aparece una idea que puede cambiarlo todo:

«¿Y si trabajo por mi cuenta?»

Puede que lleves años trabajando para otra empresa. Puede que tengas una profesión que puedas desarrollar por tu cuenta. Puede que ya tengas algunos clientes que te han pedido que les factures. O puede que simplemente estés cansado de trabajar para otros y pienses que ha llegado el momento de montar algo propio.

También puede ocurrir al revés.

Quizá llevas meses buscando trabajo y alguien te propone colaborar como freelance. O tienes una pequeña actividad que empezó como algo puntual y, sin darte cuenta, ya estás ingresando dinero todos los meses.

En cualquiera de estos casos aparece una pregunta inevitable:

¿Y ahora qué hago?

¿Me hago autónomo? ¿Creo una sociedad? ¿Puedo esperar? ¿Qué tengo que pagar? ¿Tengo derecho a alguna ayuda? ¿Cuánto dinero tengo que guardar para Hacienda? ¿Necesito una gestoría? ¿Tengo que hacer facturas? ¿Y si un mes no facturo?

Son muchas preguntas. Y lo peor es que, cuando empiezas, casi todo el mundo te da una respuesta diferente. Tu amigo te dice una cosa. El gestor de tu cuñado, otra. Google, otra. Y alguien en Instagram asegura que existe un truco definitivo para pagar menos impuestos.

No necesitas más ruido. Necesitas entender qué decisiones tienes delante y en qué orden debes tomarlas.

Ese es el objetivo de este libro.

No convertirte en asesor fiscal.

No hacerte experto en legislación.

Y mucho menos llenarte la cabeza de modelos tributarios y artículos de leyes que probablemente olvidarás cinco minutos después de leerlos.

El objetivo es mucho más sencillo:

ayudarte a tomar mejores decisiones para que tu negocio funcione mejor.

1. ¿Por qué quieres ser autónomo?

Antes de hablar de Hacienda, Seguridad Social, facturas o impuestos, merece la pena hacerse una pregunta que casi nadie hace:

¿Por qué quieres trabajar por tu cuenta?

Parece una pregunta demasiado sencilla. No lo es. Porque ser autónomo no debería ser simplemente una forma de cobrar por tu trabajo.

Debería ser una forma de construir algo. Puede que quieras ganar más dinero. Puede que quieras tener más libertad. Puede que quieras organizar tu tiempo de otra manera. Puede que quieras trabajar desde donde quieras. Puede que quieras convertir una profesión en una empresa.

O quizá tengas una idea que llevas años dando vueltas y haya llegado el momento de probarla.

Sea cual sea el motivo, conviene tenerlo claro. Porque ser autónomo tiene ventajas, pero también tiene responsabilidades.

Cuando trabajas para una empresa, normalmente alguien se ocupa de muchas cosas que tú ni siquiera ves.

Hay un departamento de administración. Hay alguien que prepara las nóminas. Alguien controla las facturas. Alguien paga proveedores. Alguien se ocupa de los impuestos.

Cuando trabajas por tu cuenta, muchas de esas decisiones pasan a depender de ti.

Y aquí aparece una de las primeras ideas importantes de este libro:

Ser autónomo no significa hacerlo todo tú. Significa saber qué necesitas controlar.

Puedes contratar una gestoría.

Puedes utilizar software.

Puedes delegar.

Puedes automatizar.

Pero no puedes delegar completamente el conocimiento de cómo funciona tu propio negocio.

Porque si no sabes cuánto facturas, cuánto gastas, cuánto debes pagar en impuestos, cuánto dinero tienes pendiente de cobrar o cuánto ganas realmente, estás trabajando a ciegas.

2. Autónomo o sociedad: la primera gran decisión

Una de las primeras preguntas que suele aparecer es:

¿Me hago autónomo o creo una Sociedad Limitada?

Y aquí empiezan muchas de las conversaciones de bar.

«Con una SL pagas menos.» «Si ganas más de 40.000 euros tienes que hacerte una sociedad.» «Una SL es mucho más profesional.» «Si eres autónomo Hacienda te quita todo.»

Algunas de estas afirmaciones pueden tener parte de verdad en determinadas circunstancias.

Pero ninguna debería convertirse en una regla universal.

La decisión depende de muchos factores:

• cuánto esperas facturar;
• cuánto beneficio tendrás realmente;
• qué actividad vas a desarrollar;
• qué riesgos tiene tu negocio;
• si tendrás socios;
• si vas a contratar trabajadores;
• si necesitas inversión;
• si quieres reinvertir los beneficios;
• qué responsabilidad quieres asumir;
• y cómo evolucionará el negocio.

Por eso, antes de crear una sociedad porque alguien te ha dicho que «es mejor», haz números.

Una historia sencilla

Imaginemos a Laura. Laura es diseñadora gráfica. Ha trabajado varios años en una agencia y decide empezar por su cuenta.

Su previsión para el primer año es facturar: 30.000 €

Tiene unos gastos aproximados de: 8.000 €

Su beneficio antes de impuestos sería aproximadamente: 22.000 €

Laura empieza a preguntar.

Un amigo le dice:

—Hazte una SL. Es más profesional.

Otro le dice:

—Quédate como autónoma, no te compliques.

¿Quién tiene razón?

Probablemente ninguno puede responder sin conocer el resto de la situación.

Porque Laura no debería decidir únicamente por los impuestos.

También tiene que pensar en costes de constitución y mantenimiento, obligaciones contables, administración, responsabilidad, previsiones de crecimiento y, sobre todo, en qué quiere hacer con su negocio.

Ahora imaginemos otro escenario.

Laura no factura 30.000 €.

Factura 150.000 € y obtiene un beneficio importante.

Además, quiere contratar a tres personas, incorporar un socio y reinvertir una parte importante de los beneficios.

La conversación cambia.

No porque exista una cifra mágica a partir de la cual «debas» tener una SL, sino porque el negocio ha cambiado.

La estructura jurídica tiene que acompañar al negocio.

No al revés.

3. No crees una empresa para parecer más grande

Este es un error bastante frecuente. Algunas personas creen que tener una Sociedad Limitada significa que su negocio es más serio.

No necesariamente.

Un autónomo puede tener un negocio perfectamente organizado, rentable y profesional. Y una sociedad puede estar mal gestionada y perder dinero todos los meses.

La pregunta no debería ser:

«¿Qué parece más profesional?»

La pregunta debería ser:

«¿Qué estructura tiene más sentido para mi situación actual y para lo que quiero construir?»

Y una cosa más:

No tienes que decidirlo todo el primer día.

Tu negocio puede evolucionar.

Puedes empezar como autónomo y, si las circunstancias lo aconsejan, valorar una sociedad más adelante.

4. ¿Necesitas darte de alta ya?

Aquí hay que distinguir entre tener una idea y estar desarrollando una actividad económica.

No es lo mismo decir: 

«Estoy pensando en ser fotógrafo.»

que:

«Ya tengo tres clientes, he empezado a cobrar y estoy trabajando para ellos.»

Cuando empiezas a desarrollar una actividad económica por cuenta propia, tienes que analizar tus obligaciones fiscales y con la Seguridad Social.

Y aquí hay algo que quiero dejar muy claro:

No construyas tu negocio alrededor de rumores sobre lo que «se puede hacer» sin darse de alta.

«Si facturas menos del salario mínimo no hace falta.»

«Si solo son 300 euros al mes no pasa nada.»

«Si es tu primer cliente puedes esperar.»

Este tipo de frases circulan constantemente.

Pero tu situación concreta puede ser diferente y la normativa puede cambiar.

Si estás empezando, lo inteligente es informarte correctamente antes de comenzar a facturar.

Ahorrar unos euros hoy no merece la pena si mañana puede convertirse en un problema.

5. El verdadero coste de empezar mal

Uno de los errores más caros que puede cometer un nuevo autónomo no es pagar demasiado. Es no saber qué está pagando.

Imagina que empiezas a trabajar y cobras 2.000 €. En tu cuenta bancaria aparecen 2.000 €. Te sientes bien. Pero esos 2.000 € no son necesariamente 2.000 € disponibles para gastar. Parte de ese dinero puede corresponder a impuestos. Parte puede ser necesaria para cubrir gastos. Parte puede estar pendiente de otros compromisos.

Y una parte será realmente tu beneficio.

El primer cambio de mentalidad que necesita un autónomo es este:

El dinero que entra en tu cuenta no es lo mismo que el dinero que ganas.

Parece obvio.

Pero muchísimos negocios pequeños tienen problemas precisamente porque confunden facturación con beneficio.

6. La cuenta que todo autónomo debería conocer

Imagina que durante un trimestre has facturado: 15.000 €

Tus gastos relacionados con la actividad son: 5.000 €

Tu negocio ha generado: 10.000 € antes de impuestos.

Ahora puedes empezar a tomar decisiones.

¿Puedes contratar una herramienta? ¿Puedes invertir en publicidad? ¿Puedes comprar un ordenador? ¿Puedes contratar ayuda? ¿Puedes pagarte más? ¿Puedes guardar dinero?

La respuesta depende de muchas cosas. Pero al menos estás mirando el negocio desde el lugar correcto.

No desde:

«Tengo 15.000 € en la cuenta.»

Sino desde:

«He facturado 15.000 €, he tenido 5.000 € de gastos y tengo unas obligaciones fiscales que debo tener controladas.»

Esta diferencia puede cambiar completamente la salud financiera de un negocio.

7. El error de Carlos

Carlos es fotógrafo freelance. El primer año le va bastante bien.

Factura: 42.000 €

Está encantado. Compra una cámara nueva. Un ordenador. Viaja. Se apunta a un curso. Contrata varias herramientas online. Y, como todavía tiene dinero en la cuenta, sigue gastando.

Llega el trimestre. Tiene que pagar impuestos. Después llega otro trimestre. Y otro.

Carlos empieza a darse cuenta de algo:

Facturaba mucho, pero no sabía cuánto dinero podía gastar realmente.

No había separado el dinero. No llevaba un control adecuado de sus gastos. No sabía cuánto había ganado realmente. Y tampoco tenía una previsión de sus obligaciones fiscales.

El problema de Carlos no era que su negocio fuera malo. Era que no estaba gestionándolo como un negocio.

8. El dinero que puedes recuperar

Aquí empieza una de las ideas más importantes de este libro. Supongamos que Carlos aprende a controlar correctamente sus gastos.

Revisa sus facturas. Guarda todos los justificantes. Controla sus herramientas. Revisa sus gastos de formación. Controla sus servicios profesionales. Organiza correctamente sus facturas. 

Y descubre que durante el año había dejado de contabilizar correctamente determinados gastos que podían tener un tratamiento fiscal deducible, siempre dentro de los requisitos establecidos por la normativa.

El resultado podría ser, por ejemplo: 1.500 € de diferencia.

Ahora viene la pregunta importante: ¿Qué hacemos con esos 1.500 €?

Podemos decir: «Qué bien, he ahorrado 1.500 €.»

O podemos pensar: «He recuperado 1.500 €. ¿Cómo puedo hacer que esos 1.500 € trabajen para mi negocio?»

Ahí empieza la verdadera optimización.

9. 1.500 € pueden ser mucho más que 1.500 €

Carlos podría utilizar esos 1.500 € para:

Opción 1

Pagar durante un año herramientas de software que le ahorren varias horas cada semana.

Opción 2

Invertirlos en una campaña de publicidad. Imaginemos que invierte 500 €. Consigue 9 oportunidades comerciales. De esas 9, consigue cerrar 3 clientes. Si cada cliente le genera 1.000 € de beneficio, la inversión de 500 € podría haber generado 3.000 €.

Opción 3

Contratar a un profesional para mejorar su web y embudo de ventas.

Opción 4

Invertir en formación comercial.

Opción 5

Comprar equipamiento que le permita aceptar trabajos que antes tenía que rechazar. 

El objetivo no es gastar por gastar. Es conseguir que el dinero que has recuperado vuelva a producir valor.

10. El círculo del buen negocio

Podemos resumirlo en un círculo muy sencillo:

Facturar

↓

Controlar gastos

↓

Cumplir correctamente

↓

Conocer el beneficio real

↓

Detectar dinero que puedes recuperar

↓

Reinvertir

↓

Conseguir más clientes o trabajar mejor

↓

Facturar más

↓

Volver a empezar

Eso es lo que significa optimizar un negocio.

No consiste simplemente en pagar menos impuestos.

Consiste en gestionar mejor cada euro.

11. Los primeros errores que pueden costarte miles de euros

Antes de empezar, quiero que conozcas algunos de los errores más habituales.

Error 1. Empezar a facturar sin tener claras tus obligaciones

No improvises. Infórmate antes.

Error 2. Elegir autónomo o SL por lo que dice un conocido

Tu negocio no es el de tu cuñado. Haz tus propios números.

Error 3. Mezclar el dinero personal y el del negocio

Aunque al principio parezca cómodo, complica muchísimo el control.

Error 4. No guardar las facturas de los gastos

Una factura perdida puede significar dinero perdido.

Error 5. Pensar que facturación es beneficio

No lo es.

Error 6. Gastar todo lo que entra

El dinero de la cuenta no siempre está disponible para gastar.

Error 7. No controlar lo que tienes pendiente de cobrar

Facturar no significa cobrar.

Error 8. No conocer tus costes

Si no sabes cuánto cuesta mantener tu negocio, no sabes cuánto tienes que vender.

Error 9. No revisar las obligaciones fiscales

Las normas cambian. Lo que funcionaba hace unos años puede no funcionar hoy.

Error 10. Pensar que una gestoría sustituye a la gestión

Una buena gestoría puede ayudarte muchísimo. Pero el negocio sigue siendo tuyo.

12. La primera regla del autónomo

Si tuviera que darte una sola recomendación antes de empezar, sería esta:

No esperes a tener problemas para empezar a organizarte.

La administración de un negocio pequeño no debería hacerse cuando llega el trimestre. Debería formar parte de tu rutina.

Factura cuando corresponde. Guarda tus gastos. Controla tus cobros. Revisa tus números. Reserva dinero para tus obligaciones. Y analiza cada cierto tiempo si estás ganando realmente lo que crees.

La tecnología puede ayudarte muchísimo en esto.

Y precisamente por eso existen herramientas como PlanFactura: para que tareas que antes podían requerir hojas de cálculo, carpetas, correos y muchas horas de trabajo puedan estar centralizadas y sean mucho más sencillas.

Pero la herramienta no es el objetivo. El objetivo es que tú tengas el control.

CHECKLIST

Antes de darte de alta

Antes de dar el paso, intenta poder responder estas preguntas:

☐ ¿Qué actividad voy a desarrollar?

☐ ¿Quiénes serán mis primeros clientes?

☐ ¿Cuánto espero facturar?

☐ ¿Cuáles serán mis principales gastos?

☐ ¿Necesito inversión inicial?

☐ ¿Voy a trabajar solo o con socios?

☐ ¿Necesito contratar personas?

☐ ¿Tiene sentido empezar como autónomo?

☐ ¿Debería valorar una SL?

☐ ¿Qué obligaciones fiscales tendré?

☐ ¿Qué ayudas o bonificaciones pueden aplicarme?

☐ ¿Cómo voy a llevar la facturación?

☐ ¿Cómo voy a controlar mis gastos?

☐ ¿Cómo voy a controlar los cobros?

☐ ¿Cuánto dinero voy a reservar para impuestos?

☐ ¿Qué parte de mis ingresos puedo reinvertir?

Y una última pregunta:

Si el negocio funciona, ¿qué quiero conseguir dentro de tres años?

Porque empezar un negocio es importante. Pero mucho más importante es saber qué quieres construir con él.

La idea que quiero que recuerdes

No necesitas ser experto en impuestos. No necesitas saberte de memoria todos los modelos. No necesitas convertirte en contable. Pero sí necesitas entender algo:

tu negocio es tuyo.

Y cuanto mejor conozcas sus números, sus obligaciones y sus oportunidades, mejores decisiones podrás tomar. Porque al final, gestionar bien un negocio no consiste en trabajar más. Consiste en conseguir que cada hora y cada euro trabajen un poco mejor para ti.